Szállítói dokumentumok kezelése
Útmutató a beérkező szállítmányokhoz kapcsolódó dokumentumok feltöltéséhez, kezeléséhez és archiválásához.
Kötelező dokumentumok
A GMP előírásoknak megfelelően minden beérkező alapanyaghoz bizonyos dokumentumoknak rendelkezésre kell állniuk:
Certificate of Analysis (CoA)
KötelezőA gyártó által kiállított minőségi tanúsítvány, amely tartalmazza a vizsgálati eredményeket.
Szállítólevél
KötelezőA szállítmány hivatalos kísérődokumentuma a tételek listájával.
Biztonsági adatlap (SDS/MSDS)
Ha változottÚj verzió esetén vagy első szállításnál kötelező. A rendszer jelzi, ha lejárt az aktuális.
Származási igazolás
Terméktől függBizonyos anyagoknál (pl. RSPO pálmaolaj) kötelező lehet.
GMP követelmény
CoA nélkül a tétel nem szabadítható fel! A rendszer automatikusan blokkol, amíg nincs érvényes CoA feltöltve.
Dokumentum feltöltése
- Nyissa meg a szállítmányt vagy tételt
- Kattintson a Dokumentumok fülre
- Kattintson a + Dokumentum feltöltése gombra
- Válassza ki a Dokumentum típusát
- Húzza be a fájlt vagy kattintson a Tallózás gombra
- Opcionálisan adjon meg Megjegyzést
- Kattintson a Feltöltés gombra
Támogatott formátumok:
Tipp
Több dokumentumot egyszerre is feltölthet drag & drop módszerrel. Maximum fájlméret: 25 MB / fájl.
CoA ellenőrzés
A Certificate of Analysis feltöltésekor a rendszer ellenőrzi a dokumentum tartalmát:
A CoA-n szereplő LOT megegyezik a rögzített gyártó LOT-tal
A terméknév és CAS szám megfelel
A dokumentum dátuma és lejárat megfelelő
A vizsgálati eredmények a specifikáción belül vannak
Eltérés esetén
Ha a CoA adatai nem egyeznek, a rendszer jelzi a problémát. QC jóváhagyás szükséges a folytatáshoz.
Dokumentumok kezelése
Dokumentum megtekintése:
A dokumentumok előnézete elérhető a rendszerben, letöltés nélkül. PDF fájlok a böngészőben megnyithatók.
Dokumentum csere:
- Keresse meg a cserélendő dokumentumot
- Kattintson a ⋮ menü ikonra
- Válassza az Új verzió feltöltése opciót
- Töltse fel az új dokumentumot
- A korábbi verzió archiválásra kerül
Verziókövetés
A dokumentumok összes verziója megmarad. A "Verziók" linkre kattintva megtekinthető a teljes előzmény.
Archiválás és megőrzés
A dokumentumok automatikusan archiválásra kerülnek a GMP előírásoknak megfelelően:
| Dokumentum típus | Megőrzési idő |
|---|---|
| Certificate of Analysis | Lejárat + 1 év |
| Szállítólevél | 10 év |
| Biztonsági adatlap | 30 év |
| Egyéb dokumentumok | 10 év |
Automatikus biztonsági mentés
Minden dokumentum automatikusan biztonsági mentésre kerül. A rendszer garantálja a hosszú távú olvashatóságot.
Kapcsolódó cikkek
Hasznos volt ez a cikk?