Készletkorrekció
Részletes útmutató a készlet eltérések kezeléséhez és korrekciók végrehajtásához a GMP követelmények betartása mellett.
Előfeltételek
- ✓ Készletkorrekciós jogosultság (magasabb szintű hozzáférés)
- ✓ Raktárvezetői vagy QA jóváhagyás nagyobb eltéréseknél
- ✓ Fizikai leltári dokumentáció
- ✓ Eltérés okának azonosítása
Fontos figyelmeztetés
A készletkorrekció kritikus művelet, amely közvetlenül befolyásolja a raktári készlet nyilvántartást és a GMP megfelelőséget. Csak kellő körültekintéssel, megfelelő dokumentációval és jóváhagyással végezhető!
Eltérés azonosítása és dokumentálása
Mielőtt bármilyen korrekciót végrehajtana, alaposan dokumentálja az eltérést és annak okát.
- Végezzen fizikai leltározást az érintett batch-re:
- Pontos mérés vagy darabszám meghatározás
- Minimum 2 fő részvétele (4-szemes elv)
- Fotódokumentáció a tényleges helyzetről
- Rögzítse az eltérés adatait:
- Batch szám és termékkód
- Rendszerben szereplő mennyiség (book inventory)
- Fizikailag talált mennyiség (physical inventory)
- Eltérés nagysága és iránya (+/-)
- Vizsgálja meg az eltérés lehetséges okait:
- Rögzítetlen mozgás
- Hibás mérés korábbi tranzakcióknál
- Kifröccsenés, kiszóródás
- Párologás, nedvesség felvétel
- Téves vonalkód szkenneléss
- Rendszerhiba
Tipp
Mindig ellenőrizze a mozgástörténetet a korrekció előtt! Gyakran előfordul, hogy az "eltérés" egy egyszerű rögzítési késedelem, és a valós készlet helyes.
Korrekció típusának kiválasztása
A WiseTraceCore több korrekció típust támogat az eltérés jellegétől függően.
| Korrekció típus | Mikor használjuk | Jóváhagyás |
|---|---|---|
| Mennyiség módosítás | Téves mennyiség rögzítése | Raktárvezető |
| Leltár különbözet | Fizikai leltár eltérés | Raktárvezető + QA |
| Veszteség rögzítés | Kiszóródás, sérülés, lejárat | Raktárvezető |
| Pozitív korrekció | Többlet található | QA + Raktárvezető |
| Batch split | Egy batch több részre osztása | QA |
| Batch merge | Batch-ek összevonása (ritkán!) | QA jóváhagyás kötelező |
GMP követelmény
5%-ot meghaladó eltéréseknél KÖTELEZŐ a minőségbiztosítási (QA) osztály bevonása! Az ilyen eltérések eltérés/deviáció kezelési eljárást igényelhetnek.
Készletkorrekció rögzítése
A korrekció pontos rögzítése a rendszerben lépésről lépésre.
- Navigáljon a Raktár → Készletkorrekció menüpontba
- Kattintson az Új korrekció gombra
- Szkennelје be vagy adja meg a batch vonalkódját
- A rendszer betölti az aktuális készlet adatokat:
- Termékkód és batch szám
- Jelenlegi könyv szerinti mennyiség
- Raktári pozíció
- Utolsó mozgás dátuma
- Válassza ki a korrekció típusát a legördülő listából
- Adja meg az új mennyiséget vagy az eltérés nagyságát
- Válasszon eltérési okot vagy írjon egyedi indoklást
- Töltse fel a dokumentációt:
- Leltári jegyzőkönyv
- Fényképek
- QA jóváhagyó email/dokumentum (ha szükséges)
Tipp
Használja a mobilalkalmazás kamerafunkcióját a helyszíni fotódokumentációhoz! Így közvetlenül a készletkorrekciós tranzakcióhoz csatolhatja a képeket.
Gyakori eltérési okok:
- Leltár különbözet: Éves/havi leltárnál talált eltérés
- Rögzítetlen felhasználás: Termelés nem rögzítette a kiadást
- Kiszóródás/törés: Kezelés során keletkezett veszteség
- Párologás: Illékony anyagoknál természetes csökkenés
- Téves mérés: Korábbi tranzakciónál hibás mennyiség
- Vonalkód csere: Téves címke alkalmazása
- Rendszerhiba: IT probléma miatti eltérés
- Egyéb: Részletes leírás kötelező!
Jóváhagyási folyamat
A korrekciók jóváhagyási szintek szerint működnek az eltérés nagyságától függően.
| Eltérés mértéke | Szükséges jóváhagyás | Időkeret |
|---|---|---|
| < 1% | Raktáros (saját jóváhagyás) | Azonnali |
| 1-5% | Raktárvezető | 4 óra |
| 5-10% | Raktárvezető + QA | 24 óra |
| > 10% | QA + Gyártási vezető | 48 óra + Deviáció |
| Batch merge | QA mindig kötelező | Egyedi elbírálás |
- Rögzítse a korrekciót "Jóváhagyásra vár" státuszban
- A rendszer automatikusan értesíti a megfelelő jóváhagyókat
- A jóváhagyó megkapja:
- Korrekció részleteit
- Eltérés okát és indoklást
- Dokumentációt (fotók, jegyzőkönyvek)
- Mozgástörténetet
- A jóváhagyó dönthet:
- Jóváhagyás: Korrekció végrehajtódik
- Elutasítás: További vizsgálat szükséges
- Visszakérdezés: Több információ kérése
Jóváhagyás után
A jóváhagyást követően a rendszer automatikusan végrehajtja a korrekcióét, frissíti a készletet, és rögzíti a teljes audit trail-t (ki, mikor, miért hagyta jóvá).
Végrehajtás és ellenőrzés
A jóváhagyott korrekció végrehajtása és utóellenőrzése.
- Jóváhagyás után a rendszer automatikusan:
- Módosítja a batch készlet mennyiségét
- Rögzíti a korrekciós tranzakciót
- Generál készletkorrekciós bizonylatot
- Frissíti a könyvelési adatokat
- Email értesítést küld az érintetteknek
- Ellenőrizze a végrehajtást:
- Készlet lekérdezés: Új mennyiség helyesen megjelenik
- Mozgástörténet: Korrekció rögzítve
- Dokumentumok: Bizonylat legenerálva
- Töltse le és archiválja a korrekciós bizonylatot
- Frissítse a fizikai címkézést ha szükséges
Fontos
A készletkorrekció visszavonhatatlan művelet! Csak újabb korrekció útján módosítható. Kétszer ellenőrizze az adatok helyességét a véglegesítés előtt!
Post-korrekció feladatok:
- Vizsgálja meg a korrekció kiváltó okát
- Határozza meg a megelőzési akciókat (CAPA)
- Frissítse a munkafolyamatokat ha szükséges
- Oktatás tartása a csapatnak ha ismétlődő hiba
- Nagy eltéréseknél deviáció nyitása
Speciális esetek és legjobb gyakorlatok
Batch split (batch osztás)
Ha egy batch-et több kisebb részre kell osztani (pl. különböző lejárati dátumok):
- QA jóváhagyás mindig kötelező
- Új batch számok generálódnak (-A, -B szuffixszel)
- Minden al-batch örökli az eredeti batch tulajdonságait
- Teljes traceability megmarad
Negatív készlet megelőzése
A rendszer alapértelmezetten blokkolja a negatív készlet kialakulását:
- Kiadásnál automatikus ellenőrzés
- Korrekciónál minimum 0 kg/db limit
- Túlkiadás esetén azonnali riasztás
- Utólagos korrekció kötelező
Legjobb gyakorlatok:
- Soha ne végezzen korrekciót vizsgálat nélkül
- Mindig dokumentáljon fényképpel
- 4-szemes elvnek megfelelően 2 fő részvételével
- Rendszeres (havi) ciklikus leltár a megelőzésre
- Azonnal jelentse a nagyobb eltéréseket
- Elemezze a korrekciós trendeket
- CAPA rendszerbe escalálás ismétlődő hibáknál
Profi tipp
Hozzon létre havi készletkorrekciós riportot! Az ismétlődő hibák és trendek felismerése segít azonosítani a rendszerszintű problémákat és javítási lehetőségeket.
Jelentések és audit
A készletkorrekciók teljes nyomon követhetősége és jelentéskészítés.
Elérhető riportok:
- Korrekciós log: Összes korrekció időrendi listája
- Eltérés analízis: Statisztikai összesítés okok szerint
- Jóváhagyási jelentés: Jóváhagyók aktivitása
- Trend riport: Havi/éves korrekciós trendek
- Költség impact: Korrekciók pénzügyi hatása
- Audit trail: GMP formátumú teljes dokumentáció
Az exportálási lehetőségek megegyeznek a többi raktári riporttal (Excel, PDF, CSV).
GMP megfelelőség
A készletkorrekciós audit trail teljes nyomon követhetőséget biztosít: ki kezdeményezte, ki hagyta jóvá, mikor, milyen okból, milyen dokumentációval. Minden audit követelményt kielégít.
Kapcsolódó cikkek
Hasznos volt ez a cikk?